Nowe obowiązki pracodawcy dotyczące dokumentacji pracowniczej od 2019 roku


kancelaria_podatkowa_warszawa

Zgodnie z art. 94 pkt 9a i 9b Kodeksu pracy, Pracodawca ma obowiązek prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika oraz przechowywać tę dokumentację w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Obecnie okres przechowywania dokumentacji wynosi 50 lat i liczony jest od dnia zakończenia przez pracownika pracy u danego pracodawcy.

W przypadku nierealizowania ww. obowiązku, pracodawca ponosi odpowiedzialność za wykroczenia przeciwko prawom pracownika i podlega karze grzywny od 1 tys. do 30 tys. zł.

Od 1 stycznia 2019 r. okres ten ulega zmianie i będzie on wynosił 10 lat.

Nowy okres przechowywania dokumentacji, Pracodawca będzie mógł zastosować dla wszystkich pracowników zatrudnionych po dniu wejścia w życie ustawy tj.: po 1 stycznia 2019 r.

Nowe przepisy wprowadzono ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

W przypadku pracowników zatrudnionych w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r. zasadą będzie przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, chyba że pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych za wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników
i zleceniobiorców raportów informacyjnych, a także raporty te faktycznie złoży.

Nowelizacja ustawy wprowadziła zmianę dotyczącą sposobu prowadzenia akt osobowych i ich przechowywania. Obecnie Pracodawca ma obowiązek prowadzenia akt w postaci papierowej. Od 1 stycznia 2019 r. będzie mógł wybrać dogodną dla siebie formę tzn. papierową lub elektroniczną. W przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał poprzedni stosunek pracy, pracodawca będzie mógł kontynuować dotychczasowy sposób prowadzenia dokumentacji związanej z zatrudnieniem tego pracownika.

Nowelizacja ustawy wprowadziła możliwość odebrania dokumentacji pracowniczej przez byłego pracownika.

Zgodnie z art. 946 Kodeksu pracy, w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o :
- okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
- możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej,
- zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania we wskazanym okresie.

Podstawa prawna:
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy,
- Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Opracowała: Agnieszka Berent
Kancelaria Podatkowa Skłodowscy

Ważne dla przedsiębiorcy adresy w internecie

27 July 2018

Czym jest Punkt Informacji dla Przedsiębiorcy?

26 July 2018
Od 1 lipca 2018 roku na stronie internetowej www.biznes.gov.pl został uruchomiony Punkt Informacji dla Przedsiębiorcy

Zawieszenie działalności gospodarczej w ustawie prawo przedsiębiorców

17 July 2018
Zawieszenie działalności gospodarczej to czasowe zaprzestanie jej wykonywania przez przedsiębiorcę.

Wykreślnie z rejestru podatników VAT

16 July 2018
Od dnia 1 stycznia 2017 r., nowelizacja ustawy o podatku od towarów i usług z dn. 11 marca 2004 r., wprowadziła znaczące zmiany w zakresie wykreślania podmiotów...

Rejestr Należności Publicznoprawnych

16 July 2018
1 stycznia 2018 r. na mocy art. 18a i nast. ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji został utworzony Rejestr Należności Publicznoprawnych. Jest on...

Odliczenie VAT z duplikatu faktury

16 July 2018
W praktyce może się zdarzyć, że faktura dokumentująca transakcje nie dotarła do kupującego, uległa zniszczeniu lub została zagubiona. Najczęściej w takiej sytuacji, wystawiany jest...

Split payment - nowe warunki działania przedsiębiorców

29 June 2018
Już 1 lipca w życie wchodzi tzw. split payment, czyli metoda podzielonej płatności VAT.  

Metodyka w zakresie oceny dochowania należytej staranności przez nabywców towarów w transakcjach krajowych

18 June 2018
25 kwietnia 2018 roku Ministerstwo Finansów przedstawiło dokument o nazwie: „Metodyka w zakresie oceny dochowania należytej staranności przez nabywców towarów...

Działalność nieewidencjonowana w ustawie Prawo dla przedsiębiorców

4 June 2018
30 kwietnia 2018 roku weszła w życie ustawa Prawo dla przedsiębiorców.

Blokada kont w ramach STIR

4 June 2018
13 stycznia 2018 r. weszła w życie ustawa z dnia 24 listopada 2017 r. o zmianie niektórych ustaw w celu przeciwdziałania wykorzystywaniu sektora finansowego do wyłudzeń...

Masz pytanie? Jesteśmy do Twojej dyspozycji

Skorzystaj z wiedzy naszych ekspertów

Marki - siedziba
ul. Kościuszki 43, 05-270 Marki

tel. (+48 22) 242 60 00
fax (+48 22) 242 60 01
biuro@sklodowscy.pl

godziny otwarcia:
poniedziałek - piątek
8:00 - 18:00

Warszawa - oddział
ul. Poznańska 16/4, 00-680 Warszawa

tel. (+48 22) 242 61 80

godziny otwarcia:
poniedziałek - piątek
8:00-16:00

Wołomin - oddział
ul. Przejazd 3/5, 05-200 Wołomin

tel. (+48 22) 242 61 50

godziny otwarcia:
poniedziałek - piątek
8:00 - 17:00

 

Białystok - oddział
ul. Branickiego 17A, 15-085 Białystok

tel. (+48 85) 733 09 70

godziny otwarcia:
poniedziałek - piątek
8:00 - 16:00