Nowe obowiązki pracodawcy dotyczące dokumentacji pracowniczej od 2019 roku


kancelaria_podatkowa_warszawa

Zgodnie z art. 94 pkt 9a i 9b Kodeksu pracy, Pracodawca ma obowiązek prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika oraz przechowywać tę dokumentację w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Obecnie okres przechowywania dokumentacji wynosi 50 lat i liczony jest od dnia zakończenia przez pracownika pracy u danego pracodawcy.

W przypadku nierealizowania ww. obowiązku, pracodawca ponosi odpowiedzialność za wykroczenia przeciwko prawom pracownika i podlega karze grzywny od 1 tys. do 30 tys. zł.

Od 1 stycznia 2019 r. okres ten ulega zmianie i będzie on wynosił 10 lat.

Nowy okres przechowywania dokumentacji, Pracodawca będzie mógł zastosować dla wszystkich pracowników zatrudnionych po dniu wejścia w życie ustawy tj.: po 1 stycznia 2019 r.

Nowe przepisy wprowadzono ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

W przypadku pracowników zatrudnionych w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r. zasadą będzie przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, chyba że pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych za wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników
i zleceniobiorców raportów informacyjnych, a także raporty te faktycznie złoży.

Nowelizacja ustawy wprowadziła zmianę dotyczącą sposobu prowadzenia akt osobowych i ich przechowywania. Obecnie Pracodawca ma obowiązek prowadzenia akt w postaci papierowej. Od 1 stycznia 2019 r. będzie mógł wybrać dogodną dla siebie formę tzn. papierową lub elektroniczną. W przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał poprzedni stosunek pracy, pracodawca będzie mógł kontynuować dotychczasowy sposób prowadzenia dokumentacji związanej z zatrudnieniem tego pracownika.

Nowelizacja ustawy wprowadziła możliwość odebrania dokumentacji pracowniczej przez byłego pracownika.

Zgodnie z art. 946 Kodeksu pracy, w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o :
- okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
- możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej,
- zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania we wskazanym okresie.

Podstawa prawna:
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy,
- Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Opracowała: Agnieszka Berent
Kancelaria Podatkowa Skłodowscy

Składki ZUS przedsiębiorców obowiązujące od 01.01.2019 r.

21 January 2019
Przeciętne wynagrodzenie prognozowane na 2019 r - 4 765,00 Max. podstawa wymiaru składki na dobrowolne ubezpieczenie chorobowe - 11 912,50 Kwota rocznego ograniczenia...

Zmiany w opodatkowaniu sprzedaży nieruchomości i praw majątkowych od 2019 r.

16 January 2019
Do końca 2018 r. aby nie zapłacić podatku od sprzedaży nieruchomości otrzymanej w formie spadku lub darowizny trzeba było odczekać pięć lat licząc od końca roku, w którym...

Urząd Skarbowy rozliczy nas za rok 2018

16 January 2019
W 2019 roku czekają nas rewolucyjne zmiany w zasadach składania PIT – zeznania za rok podatkowy składane na deklaracjach PIT-37 i PIT-38 zostaną przygotowane, a w niektórych...

Sprawozdania finansowe

16 January 2019
Od 1 października 2018 r. sprawozdania finansowe mogą być sporządzane wyłącznie w formie elektronicznej.

Bony w świetle przepisów VAT w 2019 roku

16 January 2019
W dniu 1 stycznia 2019 roku wchodzą w życie przepisy Ustawy z dnia 22.11.2018 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2018 r. poz. 2433). Część z nich reguluje...

Ulgi i odliczenia PIT 2018

14 December 2018
W związku, ze zbliżającym się końcem roku 2018 przypominamy o ulgach i odliczeniach, które można uwzględnić w rozliczeniach rocznych.

Samochody osobowe w działalności – zmiany od 2019 roku

14 December 2018
Od stycznia 2019 roku wchodzą w życie nowe zasady opodatkowania leasingu, nabycia i używania samochodów osobowych w firmach.

Formy opodatkowania

14 December 2018
Rozpoczynając działalność gospodarczą przedsiębiorca musi dokonać wyboru formy opodatkowania (na druku CEIDG-1). Od 2019 roku zmiany można dokonać raz w roku do 20 lutego 2019 roku.

Mały ZUS - nowe uprawnienie w zakresie składek na ubezpieczenie społeczne

14 December 2018
Podstawa prawna: Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w celu obniżenia składek na ubezpieczenia społeczne osób fizycznych wykonujących...

Zmiany w umowach na czas określony

21 November 2018
Szanowni Państwo, W związku z tym, że w dniu 22 listopada 2018 r. mijają 33 miesiące od wejścia w życie regulacji prawnych zmieniających zasady zatrudniania pracowników na...

Masz pytanie? Jesteśmy do Twojej dyspozycji

Skorzystaj z wiedzy naszych ekspertów

Marki - siedziba
ul. Kościuszki 43, 05-270 Marki

tel. (+48 22) 242 60 00
fax (+48 22) 242 60 01
biuro@sklodowscy.pl

godziny otwarcia:
poniedziałek - piątek
8:00 - 18:00

Warszawa - oddział
ul. Poznańska 16/4, 00-680 Warszawa

tel. (+48 22) 242 61 80

godziny otwarcia:
poniedziałek - piątek
8:00-16:00

Wołomin - oddział
ul. Przejazd 3/5, 05-200 Wołomin

tel. (+48 22) 242 61 50

godziny otwarcia:
poniedziałek - piątek
8:00 - 17:00

 

Białystok - oddział
ul. Branickiego 17A, 15-085 Białystok

tel. (+48 85) 733 09 70

godziny otwarcia:
poniedziałek - piątek
8:00 - 16:00