Zgodnie z art. 106 ustawy o podatku od towarów i usług podatnicy VAT są zobowiązani do wystawienia faktury VAT dokumentującą sprzedaż towarów lub świadczenie usług. Jeżeli sprzedaż jest wykonana na rzecz przedsiębiorcy, faktura musi być wystawiona obowiązkowo, natomiast gdy odbiorcą jest osoba nie prowadząca działalności gospodarczej fakturę wystawia się na jej żądanie. 

Szczegółowe zasady wystawiana faktur reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 roku w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. 

Zgodnie z przepisami rozporządzenia i ustawy faktura musi zawierać co najmniej następujące elementy:

Ponadto istnieje szereg przepisów szczególnych dla faktur dokumentujących pewne czynności lub wystawianych przez szczególną kategorię podatników. I tak miedzy innymi przy sprzedaży paliw silnikowych wlewanych do baku istnieje obowiązek podania numeru rejestracyjnego pojazdu, natomiast na fakturze wystawionej przez małych podatników, którzy wybrali metodę kasową powinien się znaleźć nagłówek „FAKTURA VAT-MP” 

Należy również dodać, że od połowy stycznia bieżącego roku możliwe jest wystawianie faktury w walucie innej niż krajowa na rzecz odbiorców krajowych, po uzyskaniu od nich stosownej zgody. W tym przypadku istnieje obowiązek wykazania wartości należnego podatku VAT w złotych przeliczonej według średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego wystawienie faktury. 

Szczególną formą faktury jest dokument sporządzony w formie elektronicznej. Szczegółową procedurę dotyczącą tego typu dokumentów reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur. Zgodnie z przepisami tego rozporządzenia podatnik może skorzystać z tej formy dokumentu wyłącznie w wypadku uzyskania od swojego nabywcy zgody na takie rozliczenie i nie wcześniej niż od dnia następującego po uzyskaniu akceptacji. Zgoda taka umożliwia wystawianie zarówno faktur jak i faktur korygujących i not korygujących. Zgoda może zostać przez nabywcę cofnięta w każdej chwili. W takim przypadku sprzedawca zobowiązany jest do wystawiania faktur w formie papierowej. Faktura powinna zawierać wszelkie elementy określone dla faktury papierowej . 

 W celu zapewnienia bezpieczeństwa obrotu Minister narzucił na podatników stosujących faktury elektroniczne pewne dodatkowe obowiązki: 

Faktura elektroniczna musi być opatrzona bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu ustawy o podpisie elektronicznym lub zastosowanie wymiany danych elektronicznych (EDI) 

System ma zapewniać możliwość ciągłego dostępu do elektronicznych dokumentów pracownikom organów skarbowych. Regulacja ta jest mocno enigmatyczna. Można przyjąć, że wystarczy tylko dostęp do nośnika na którym przechowywane są dokumenty . 

Nabywca i sprzedawca nie mają obowiązku drukowania tych dokumentów. Obowiązkiem jest wyłącznie przechowywanie ich na dowolnym nośniku. Faktura może być przekazana do nabywcy dowolna drogą począwszy od poczty elektronicznej, a skończywszy na anachronicznej już dyskietce. Dane powinny być przechowywane przez ten sam okres czasu co dokumenty papierowe. 

 Należy podkreślić, że żaden plik przesłany przez sprzedawcę w dowolnej formie i nie opatrzony podpisem elektronicznym NIE stanowi faktury VAT oraz NIE daje prawa do odliczania VAT. Wątpliwości w tej sprawie rozwiał wyrok wydany przez Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w dniu 19 października 2007 r.( III SA/Wa 1341/2007) wskazujący jednoznacznie, że przesłany odbiorcy plik elektroniczny do samodzielnego wydrukowania nie może być uważany za fakturę VAT. Tylko zastosowanie procedury opisanej powyżej upoważnia strony transakcji do traktowania pliku elektronicznego na równi z dokumentem VAT. 

opracował
Piotr Kościańczuk 
Dyrektor Kancelarii Podatkowej Skłodowscy