Pełnomocnictwo w postępowaniu podatkowym i kontaktach z urzędem skarbowym

Strona główna > Pełnomocnictwo w postępowaniu podatkowym i kontaktach z urzędem skarbowym

Podatnik ma prawo czynnie uczestniczyć w postępowaniu podatkowym, co nie musi oznaczać osobiście. W kontaktach z organami podatkowymi może korzystać z pomocy pełnomocnika. Chociaż pełnomocnikiem może być osoba fizyczna niebędąca fachowym doradcą, to warto korzystać z profesjonalnej pomocy, na przykład doradcy podatkowego. Powierzając komuś prowadzenie swoich spraw, należy mieć na uwadze, by osoba ta posiadała odpowiednie kompetencje.

Działanie przez pełnomocnika regulują przepisy Ordynacji podatkowej i kodeksu prawa cywilnego, do którego odsyła art. 137 par. 4 ordynacji. Ordynacja podatkowa (art. 137 par. 1) mówi, że pełnomocnikiem strony w postępowaniu podatkowym może być wyłącznie osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych. Dlatego istotne jest, aby korzystając z pomocy kancelarii doradztwa podatkowego, udzielać pełnomocnictwa konkretnej osobie, a nie spółce. Tylko pełnomocnictwo udzielone osobie fizycznej posiadającej pełną zdolność do czynności prawnej jest skuteczne.
Pełnomocnictwo jest to oświadczenie przyjmowane przez pełnomocnika, które nadaje mu uprawnienia do reprezentowania podatnika przed organami podatkowymi, działania w jego imieniu i na jego rzecz. Podatnik udzielający pełnomocnictwa staje się mocodawcą. W postępowaniu podatkowym pełnomocnictwo może być udzielone w formie pisemnej lub ustnej wpisanej do protokołu.

W treści pełnomocnictwa mocodawca powinien określić jego zakres. Ani Kodeks cywilny, ani Ordynacja podatkowa nie wskazują, że pełnomocnictwo może obejmować tylko jedną czynność (mieć charakter szczegółowy), może ono dotyczyć dowolnej ilości grup czynności lub być pełnomocnictwem ogólnym. Pełnomocnictwo udzielone np. doradcy podatkowemu może obejmować prowadzenie wszelkich spraw w urzędach skarbowych: składanie deklaracji podatkowych oraz ich korekt, wniosków o stwierdzenie nadpłaty wynikającej ze złożonej korekty deklaracji, wniosków o zaliczenie nadpłaty na poczet innego zobowiązania podatkowego, pism wyjaśniających, wniosków o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu lub o wysokości dochodu, formularzy zgłoszeniowych, aktualizacyjnych NIP, udzielanie właściwym urzędom skarbowym informacji związanych z rozliczeniami podatkowymi podmiotu rozliczanego.

Pełnomocnik jest zobowiązany złożyć do akt sprawy oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa. Doradca podatkowy może sam uwierzytelnić odpis udzielonego mu pełnomocnictwa, natomiast osoba fizyczna niebędąca doradcą musi uzyskać urzędowe poświadczenie. Kwestię tę regulują ustawa Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (art. 37 par. 1) i Ordynacja podatkowa (art. 137 par. 3).
Ustanowienie pełnomocnika zaoszczędzi podatnikowi wielu stresów – jeśli wybierze na swojego reprezentanta doradcę podatkowego, dysponującego fachową wiedzą, ale także czasu, który musiałby poświęcić na dopełnienie wielu formalności w postępowaniu. Art. 145 par. 2 Ordynacji podatkowej stanowi, że w przypadku gdy strona działa przez pełnomocnika, pisma w toku postępowania doręcza się nie bezpośrednio stronie, lecz wskazanemu pełnomocnikowi. Doręczenie pisma jest nieskuteczne, jeśli organ wyśle je do podatnika, zamiast do jego reprezentanta. Adresatem jednak nadal pozostaje podatnik, gdyż to on jest stroną postępowania.

Możliwa jest także sytuacja, gdy mimo ustanowienia pełnomocnika podatnik będzie musiał osobiście kontaktować się z organem podatkowym. Art. 136 Ordynacji podatkowej stanowi bowiem, że strona może działać przez pełnomocnika, chyba że charakter czynności wymaga jej osobistego działania. Wówczas nieocenione mogą okazać się wskazówki udzielone przez doradcę podatkowego, jak prawidłowo przedstawić swoje racje przed organem.
Przepisy dotyczące pełnomocnictwa w postępowaniu podatkowym stosuje się także w kwestiach dotyczących pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji podatkowych. Pełnomocnik może na podstawie udzielonego pełnomocnictwa podpisywać deklaracje, w tym deklaracje składane za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Pełnomocnictwo składa się organowi podatkowemu właściwemu w sprawach podatku, którego dana deklaracja dotyczy. Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej należy złożyć naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu w sprawach ewidencji podatników i płatników. W przypadku deklaracji, które muszą być podpisane przez więcej niż jedną osobę, pełnomocnictwo do podpisania tej deklaracji jest skuteczne, jeżeli udzieliły go wszystkie osoby.

Stan na dzień: 11.02.2011 rok
Podstawa prawna: Ustawa z 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa, Ustawa z 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny, Ustawa z 30 sierpnia 2002 roku Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, Interpretacja indywidualna (sygn. ILPP1/443-391/09-3/BD)

Joanna Piętowska