Skłodowscy

Start
O firmie
Kontakt

Kontrola ZUS w firmie
Kontrola Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w firmie budzi często przerażenie. Znając swoje prawa , możemy wiele zrobić, by konsekwencje ewentualnych błędów były jak najmniejsze.
 
Zatrudnianie pracowników wiąże się m. in. ze zobowiązaniami wobec ZUS. Każdy pracodawca jako płatnik składek, musi liczyć się również z tym, że pewnego dnia zawita do niego kontrola z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
 
Uprawnienia kontrolne inspektorów ZUS opisuje m.in. ustawa z 13 października 1998 roku o Systemie Ubezpieczeń Społecznych. Stosownie do art. 68 ust. 1 pkt 6 tejże ustawy, do zakresu działania ZUS należy właśnie kontrola wykonywania przez płatników składek i przez ubezpieczonych obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych oraz innych zadań zleconych Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych.

Legitymacja i upoważnienie

Inspektor ZUS zobowiązany jest okazać legitymację służbową oraz doręczyć upoważnienie do przeprowadzenia kontroli, które powinno zawierać co najmniej (art. 89 ust 1-2 ustawy):
  • imię i nazwisko inspektora kontroli Zakładu oraz numer jego legitymacji służbowej,
  • wskazanie podstawy prawnej,
  • oznaczenie jednostki organizacyjnej Zakładu,
  • oznaczenie kontrolowanego płatnika składek,
  • wskazanie daty rozpoczęcia kontroli i przewidywanego terminu zakończenia kontroli,
  • datę i miejsce wystawienia,
  • zakres przedmiotowy kontroli,
  • pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego płatnika składek,
  • podpis osoby udzielającej upoważnienia z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji,

Prawa Inspektora

Zakres działań, które mogą podejmować inspektorzy ZUS, został określony w art. 86 ust. 2 ustawy. Zgodnie z tą regulacją, kontrola może obejmować w szczególności:
  • prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe,
  • zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych,
  • prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania i opłacania składek oraz innych składek i wpłat, do których pobierania zobowiązany jest Zakład,
  • wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych dla celów ubezpieczeń społecznych,
  • ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu,
  • dokonywanie oględzin składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek.

Warto jednak zaznaczyć, że kontrolujący nie zawsze podejmują wszystkie wyżej wypunktowane działania. Zdarzają się bowiem kontrole doraźne, obejmujące jedynie niektóre w/w zagadnienia.

W trakcie przeprowadzania kontroli inspektor kontroli ZUS ma również prawo do (art. 87 ust. 1 ustawy):
  • badania wszelkich ksiąg, dokumentów finansowo-księgowych i osobowych oraz innych nośników informacji związanych z zakresem kontroli,
  • dokonywania oględzin i spisu składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek,
  • zabezpieczania zebranych dowodów,
  • żądania udzielania informacji przez płatnika składek i ubezpieczonego,
  • legitymowania osoby w celu ustalenia jej tożsamości, jeśli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli, przesłuchiwania świadków,
  • przesłuchiwania płatnika składek i ubezpieczonego, jeżeli z powodu braku lub po wyczerpaniu innych środków dowodowych pozostały nie wyjaśnione okoliczności mające znaczenie dla postępowania kontrolnego.

Należy pamiętać, że inspektorzy ZUS są uprawnieni do wstępu i poruszania się zarówno po terenie siedziby firmy, jak i miejscach, w których prowadzona jest działalność i to bez potrzeby uzyskiwania przepustki (art. 90 ust. 2 ustawy).

Prawa podatnika:
  1. Prawo do otrzymania upoważnienia przed podjęciem czynności kontrolnych, a w określonych przypadkach – niezwłocznie, ale nie później niż 3 dni od daty rozpoczęcia kontroli.
  2. Prawo do obecności przy czynnościach kontrolnych.
  3. Prawo do informacji o miejscu i terminie składania zeznań przez świadków i biegłych na 3 dni wcześniej, a oględzin – przed ich dokonaniem.
  4. Prawo do wniesienia w terminie 14 dni zastrzeżeń do protokołu kontroli, wraz z ewentualnymi wnioskami dowodowymi.
  5. Prawo do informacji o sposobie załatwienia zastrzeżeń w terminie 14 dni od ich otrzymania przez kontrolującego.
  6. Prawo do informacji o przepisach prawa podatkowego związanych z prowadzoną kontrolą.
  7. Prawo do czynnego udziału w kontroli na każdym jej etapie.
  8. Prawo do złożenia ponaglenie na kontrolę nie zakończoną w terminie określonym w upoważnieniu.

Zapamiętaj:

1. Podstawowym obowiązkiem płatnika jest udostępnienie inspektorowi ZUS wskazanych przez niego dokumentów.

2. Inspektor ZUS może żądać udostępnienia dokumentów złożonych do ZUS do miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym rozpoczęła się kontrola.

3. W przypadku kontroli dotyczącej składek ubezpieczeniowych podstawą są listy płac, umowy cywilnoprawne, rachunki do umów, dokumentacja w zakresie zasiłków, dokumentacja ubezpieczeniowa przesyłana do ZUS.

4. Jeśli kontrola ZUS wykaże błędy, płatnik składek ma obowiązek dokonania korekty błędnych dokumentów.

5. Płatnik powinien dokonać wszelkich korekt w terminie 30 dni od dnia odebrania protokołu kontroli.

6. Jeżeli kontrola wykaże konieczność dopłaty lub nadpłatę składek, płatnik może tego dokonać przy rozliczaniu kolejnych miesięcy.

7. Kontroli ZUS podlegają również opracowane przez płatników wnioski o świadczenia emerytalno-rentowe, wnioski o ustalenie kapitału początkowego oraz zaświadczenia wystawione dla celów ubezpieczeniowych.

8. Środkiem dowodowym do ustalenia prawidłowości wystawionego zaświadczenia może być złożone do protokołu wyjaśnienie płatnika albo innej osoby mającej obowiązek udzielania tego typu informacji.

9. Kiedy inspektor kontroli ZUS zakończy czynności kontrolne, sporządza protokół. Dokument ten jest odzwierciedleniem przebiegu kontroli, nie można też go zaskarżyć. Jeżeli kontrolowany płatnik nie zgadza się z jego ustaleniami może wnieść pisemne zastrzeżenie do protokołu kontroli w terminie 14 dni, licząc od daty otrzymania protokołu. Płatnik może wskazać również środki dowodowe. Zastrzeżenie musi być obowiązkowo rozpatrzone przez inspektora kontroli ZUS. O sposobie rozpatrzenia zastrzeżenia płatnik jest informowany pisemnie. Postępowanie kontrolne kończy się wydaniem decyzji.
 
Od decyzji można się odwołać w terminie miesiąca od doręczenia odpisu decyzji na piśmie do właściwego sądu za pośrednictwem jednostki organizacyjnej
ZUS, która wydała decyzję.
 
Stan na dzień: 04.10.2010

 
Podstawa prawna:
ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2009 roku nr 205, poz. 1585 ze zm.),
ustawa z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2007 r. nr 155, poz. 1095 ze zm.).
 
Opracowała Karolina Burdziak