Zasady wystawiania i przechowywania faktur w formie elektronicznej reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r.

Aby móc pobierać faktury w formie elektronicznej należy:

1. Wyrazić zgodę na piśmie lub w formie elektronicznej gwarantowane bezpiecznym podpisem elektronicznym,
2. Przechowywać faktury w sposób umożliwiający , na żądanie organów podatkowych lub innych organów, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organów do tych faktur.

Trzeba zatem zwrócić uwagę, na korzyści i wady tego rozwiązania. Wymierną korzyścią jest brak konieczności wysyłania faktury listem dla sprzedającego. W przypadku tysięcy faktur wymiar finansowy jest oczywisty. Z punktu widzenia przedsiębiorcy otrzymującego taki dokument korzyści są jednak niewielkie - otrzymanie faktury szybciej to niewielka pociecha.

Zgodę na wystawianie e-faktur przedsiębiorca musi wyrazić na piśmie i wysłać ją do sprzedającego zachowując dowód nadania. Mało kto ma bowiem podpis kwalifikowany, a posiadanie potwierdzenia udzielenia takiej zgody to wymóg rozporządzenia. Nie zachowując potwierdzenia wyrażenia zgody narażamy się na zarzut zakwestionowania przez organy podatkowe wszystkich e-faktur. Musimy także stworzyć dodatkową infrastrukturę do przechowywania i weryfikacji e-faktur, w dodatku z pełnym ciągłym i natychmiastowym dostępem elektronicznym - jak wskazuje cytowane rozporządzenie. Aż strach pomyśleć co się stanie z księgowością małego podatnika w przypadku awarii komputera i utraty danych o tych fakturach.

Obowiązek ten nie zwalnia przedsiębiorcy od jej wydrukowania, księgowanie e-faktur bez wydruku obsługują bowiem nieliczne systemy finansowo - księgowe.

Co zatem robić? Sadzę, że poczekać, korzystać wyłączenie z dostępu on-line przez strony internetowe, a do czasu nowelizacji w/w rozporządzenia zadowolić się zwykłymi starymi papierowymi fakturami.

A jeśli już mamy e-faktury, jesteśmy nowocześni i tak jest wygodnie?
Cóż najrozsądniejsze wyjście to postarać się o przekazanie obowiązku ewidencjonowania i przechowywania faktur do biura rachunkowego. Instytucje te zajmujące się zawodowo pracą z dokumentami z pewnością mają przetarte szlaki i wypracowane procedury jak sobie z tym radzić. Nie zapominajmy jednak, że w tym stanie prawnym nie oszczędzamy lasów, tylko korzyści mają wielkie korporacje oszczędzające na wysyłce dokumentów.

Eryk Skłodowski