Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług, ani przepisy rozporządzeń wykonawczych do tej ustawy, nie regulują  w jaki sposób należy anulować faktury. W praktyce jednak pomyłkowo wystawiane faktury zapewne przydarzają się w każdej firmie. Istnieją procedury, które są powszechnie akceptowane przez organy podatkowe.

Prawidłowe anulowanie faktury nie powinno rodzić skutków prawno – podatkowych. W sytuacji, gdy błędnie wystawiona faktura VAT (np. odbiorca anulował zamówienie lub gdy treść faktury jest niezgodna z zamówieniem) nie została dopuszczona do obrotu prawnego (nie przekazano nabywcy), nie jest fakturą w rozumieniu art. 106 ustawy o podatku od towarów i usług i nie stanowi podstawy do zapłaty podatku w niej wykazanego w trybie art. 108 ust. 1 tej ustawy. W takich okolicznościach dopuszczalne jest anulowanie faktury. Oryginał i kopia dokumentu powinny być przekreślone, można zamieścić dopisek „anulowano”. 

 

Anulowane faktury przechowujemy w dokumentach, nie ma konieczności wykazywania ich w ewidencji i deklaracji VAT. Taką formę anulowania faktur dopuścił również Minister Finansów w piśmie z dnia 26.09.1996r. sygn. PP III 8222-1561/96/ERO poprzez zamieszczanie na niej adnotacji uniemożliwiających jej wydanie nabywcy oraz pozostawianie tak anulowanej faktury w aktach.

Jeżeli wystawiona faktura jest jedynie wynikiem błędu, nie doszło do faktycznej sprzedaży towaru lub usługi, jej wystawca nie otrzymał zaliczki oraz posiada  oryginał i kopię dokumentu, to z tego tytułu nie powstaje obowiązek podatkowy w trybie art. 108 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług.  W sytuacji, gdy anulowana faktura została ujęta w deklaracji VAT, podatnik ma możliwość skorygowania kwoty podatku należnego w miesiącu wykazania tej sprzedaży w deklaracji VAT-7 na podstawie anulowanych faktur z odpowiednim uzasadnieniem. Jeśli nieprawidłowo wystawione faktury wprowadzono do obrotu, nabywca potwierdził ich odbiór oraz został od nich odprowadzony podatek należny sprzedawca powinien wystawić fakturę korygującą. Oznacza to, że podstawą do obniżenia podatku należnego jest potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę (§ 16 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r.)

Reasumując, podatnik powinien dołożyć należytej staranności przy dokumentowaniu zaistniałych zdarzeń gospodarczych a anulowanie faktur VAT powinno mieć miejsce tylko w przypadkach zaistnienia takiej konieczności oraz w okolicznościach wyżej opisanych.

Stan na dzień: 11.05.2010

 

opracowała Agnieszka Kotecka